Многу пропусти утврди Државниот завод за ревизија за работењето на Управата за водење на матичните книги во 2019 година. Подрачните единици издаваат изводи од матичните книги на родените, венчаните и умрените без утврдена процедура, илјадници изводи се издадени без да бидат наплатени, 4 отсто од издадените документи се со погрешни податоци, изводите не се изработуваат навреме, ова се само дел од неправилностите. Директор на Управата за време на ревизијата е Бујар Дардишта.

Ревизорите утврија проблеми со финансиското работење, со вработувањата, со јавните набавки, а изразија резерва и за усогласеноста со законите и упатствата.

Овој ревизорски извештај само ги потврдува забелешките на граѓаните за неквалитетна услуга и згрешени документи.

„Управата нема донесена интерна процедура со која ќе се регулира постапката за издавањето на изводите и за други услуги за граѓаните. Нема дефиниран тек на активности што треба да ги извршат вработените, со цел воедначено и правилно да постапуваат при давање на бараните услуги“, констатирале ревизорите.

Во 2019 година биле издадени 21.957 погрешни изводи, односно 4 отсто од вкупниот број издадени изводи од матичните книги. Управата нема утврдена постапка за одговорност и за надоместување на штетата при грешките во печатењето, поради што за згрешените изводи не е уплатен приход од милион денари за Управата и 2,2 милиона денари за административна такса во државниот буџет. Згрешените изводи се чуваат во Управата, но не е утврден начинот како понатаму ќе се постапува со нив, ниту се заведени од пописната комисија на институцијата. Управата не води материјална евиденција на изводите по сериски број и нема податоци за вкупно набавените и издадените изводи по сериски број, поради што не може да ги следи и да ги контролира издадените документи.

Во 2019 година Управата остварила 36,2 милиони денари приход од својата дејност. Ревизијата констатирала дека според рекапитуларите од подрачните единици се уплатени 901.000 денари помалку, односно издадени се повеќе изводи отколку што се платени.

Според законот, Управата треба да врши редовни контроли над подрачните одделенија низ градовите, но во 2019 година е извршена контрола само на едно матично подрачје. Со извршениот попис на залихата на обрасците за изводи е констатиран кусок од 94.451 изводи во Скопје, Тетово, Ресен, Гостивар и во Прилеп.

Потесна контрола е направена во подрачната единица Скопје-Центар каде што е констатирано дека книгите во кои се запишуваат барањата од граѓаните не се пропишан образец, туку се различни по содржина и не се пополнуваат секогаш сите барани податоци. Нема хронологија на броевите под кои се запишани барањата, постојат различни барања од ист број, а има примери и кога не е запишан датумот кога се поднесува барањето. Кај 42 отсто од барањата за родени нема доказ за лицето што лично го поднесува барањето, а кај 11 отсто од барањата за извод за умрени нема доказ за крвното сродство со покојниот.

„Матичниот регистар е основен извор на податоци за институциите и според законот матичните книги се водат рачни и електронски. Со електронскиот регистар треба да се поврзат 148 матични подрачја и податоците да се централизираат со цел граѓаните да вадат изводи побрзо и од кое било место во државата. За набавка и надградба на софтверот за електронскиот регистар Управата досега потрошила 46.217.000 денари. Според стратегискиот план, Управата располага со 8 милиони податоци во матичните книги за родени, венчани и умрени во хартиена форма што треба да се внесат во електронскиот регистар. Од 2012 година откако е воспоставен, досега се внесени околу 2,5 милиони податоци“, констатирале ревизорите. Управата нема донесено Акциски план за тоа до кога ќе биде завршено електронското поврзување на сите предвидени подрачни единици.

Матичното во Зајас со ограда од ковано железо

Управата извршила реконструкција на објектот во кој е сместено матичното во Зајас, за што се платени 4,6 милиони денари без барање за реконструкција до надлежното министерство и без позитивно мислење. Управата за овој објект води и постапка за легализација и за регулирање на имотно-правните работи.

„Во договорот за реконструкција е предвидена и набавка на мебел во износ од 776.000 денари, што е незаконски, затоа што мебелот не е градежна активност. При реконструкцијата се исплатени и 630.000 денари за непредвидени работи, но ревизијата не се увери во оправданоста од непредвидените работи, меѓу кои има и врати и ограда од ковано железо и алуминиумски прозорци, затоа што тие можеле и претходно да се предвидат“, пишува во извештајот.